Geordnet umziehen mit dem Archiv

Bei Firmen- oder Büroumzügen gehört der Umzug des unternehmenseigenen
Archives samt Bibliothek oft mit dazu.

Vor einem Archivumzug, auch bei Zusammenführung mehrerer Archive,
müssen Fragen des Umzugsmanagementes für Archivumzüge geklärt sein.
Von der richtigen Beantwortung der Fragen hängt in hohem Maße der
reibungslose Umzug eines Archives, einer Registratur oder Bibliothek, ab.

Eine Bestandsaufnahme vor dem Umzug
Damit die archivarische Ordnung eines Archives beim Umzug erhalten bleibt,
beginnt alles mit der Bestandsaufnahme nach Art und Signatur. Dafür nutzen
wir EDV-Systeme der Logistik. Zumeist befinden sich Unterlagen aus Papier,
Magnetbänder, Filme, Datenträger, CDs, Bücher, Fachzeitschriften in den
Archiven von Unternehmen, Behörden, Universitäten und Wissenschaftliche
Institute.

Gut verpackt für den Transport
Als Spezialisten des Archivumzugs wissen wir, welche Verpackungs-
materialien für den Transport des Bestandes verwendet werden müssen,
damit alles unversehrt am neuen Standort ankommt.

Das Beste für den Transport
Für den Transport von Archivbeständen kommen unsere LKWs mit Luftfederung,
beheizbaren Kofferaufbauten, Transportsicherung und Hebebühne zum Einsatz.
Je nach Bedarf werden zusätzlich noch Aktenrollwagen, Archivboxen oder
verschließbare Behälter verwendet.

Akten extern lagern
Zur effizienteren Nutzung von Archivräumen bieten wir die Lagerung von
Akten in unserem Aktenlager an. Sie haben jederzeit Zugriff auf die außer-
halb Ihres Archivs gelagerten Akten, Datenträger etc. Auf Wunsch holen
wir die extern gelagerten Akten vom Archiv ab und bringen sie wieder dort
hin zurück.

Die DIN ISO 11799 bestimmt unter welchen Bedingungen Akten, Filme und
Datenträger gelagert werden müssen. So sollen die Raumtemperatur und die
relative Luftfeuchtigkeit des Lagers konstante Werte aufweisen und die
Einstrahlung von Tageslicht oder gar Sonnenstrahlen vermieden werden.
Um die Unterlagen vor Staub und UV-Strahlen zu schützen werden diese am
besten in Archivkartons aufbewahrt. Abschließbare Aktenschränke garantie-
ren ein hohes Maß an Sicherheit, vor allem, vor unbefugtem Zugriff. Mit Hilfe
einer Archiv-Software werden alle eingebrachten Daten- und Aktenbestände
registriert, sortiert und archiviert. Auf Wunsch erinnert die Software auch
über das Ende einer Aufbewahrungspflicht.