Projekte planen und realisieren

Projektplaner VOB Spibi GmbH ist das Fachunternehmen für die Planung und
Realisierung von Projekten der Pharmazie, Medizintechnik, Biotechnologie
und der Lebensmittelbranche.

Projektplanung und deren Umsetzung, zumal in regulierten Branchen,
sind eine besondere logistische Herausforderung, besonders wichtig ist der
Sicherheitsaspekt: Wie kommt das Projekt überhaupt in die Gänge und in
welchen Phasen läuft es ab?

Kompetentes Projektmanagement
Ist die Entscheidung einer Neuprojektierung gefallen, besteht die erste
Maßnahme darin, einen Projektleiter zu bestimmen, der für die Planung,
Durchführung und Dokumentation des Vorhabens verantwortlich ist. Ihm
obliegen die üblichen Projektmanagement-Aufgaben von Termin- und Budget-
planung bis Kommunikation und Dokumentation. Darüber hinaus gilt es aber
auch, eine Vielzahl von Gewerken zu koordinieren, darunter auch externe
Dienstleister. Im Allgemeinen werden an dem Projekt neben dem oder den
eigentlichen Dienstleister(n) auch Laborplaner, Labormöbellieferanten,
verschiedene Gewerke des Innenausbaus, Qualifizierungs- Consultants, IT-
Experten sowie Spezialisten der jeweiligen Geräte- beziehungsweise Anlagen-
hersteller beteiligt sein. Das Unternehmen hat die Erfahrung des Projektma-
nagements und das know how der Realisierung.

Zuerst die Planung des Zeitrahmens 
Für den groben Zeitrahmen des Projekts sind vier wesentliche Elemente
zu berücksichtigen: Planungs- und Vorbereitungsphase, Raum-Qualifizie-
rung, die Durchführung sowie Inbetriebnahme und Freigabe. Insbeson-
dere für den Zeitraum der Durchführung muss der Zeitplan im Weiteren
Verlauf nach und nach verfeinert werden, da hier viele Abhängigkeiten
zwischen Arbeitsabläufen und der Verfügbarkeit verschiedener Hilfs-
mittel bestehen.

Bestandsaufnahme und Risikoanalyse im Bestand
Die Planungsphase startet mit einer detaillierten Bestandsaufnahme
und Risikoanalyse. Erst danach ist klar, was konkret zu planen ist,
etwa welche Hilfsmittel und Dienstleister benötigt werden und welche
Genehmigungen eingeholt werden müssen.

Prüfen von Gebäudesubstanz und Technik im Bestand
Bei der Raum-Qualifizierung geht es im Wesentlichen um eine Frage:
Erfüllen die baulichen Gegebenheiten und die Gebäude-Infrastruktur alle
Voraussetzungen, damit zum Beispiel ein Labor in Betrieb genommen
werden kann? Zu berücksichtigen sind dabei beispielsweise folgende
Punkte: Funktion der  Lüftungs- und Klimaanlage, Sicherheit der Medien-
leitungen, die Elektrosicherheit, Betrieb der Abwasser- und Umwelt-
einrichtungen – um nur einige Punkte zu nennen.

Inbetriebnahme neuer Betriebsstätten
Bevor eine Betriebsstätte ihren Betrieb aufnehmen kann, muss eine
Freigabe der Räumlichkeiten erfolgt sein. Zur Inbetriebnahme gehört,
alle Anlagen gemäß des vorher aufzustellenden Prüfplans darauf zu
testen, ob sie die entsprechenden Akzeptanzkriterien erfüllen. Erst wenn
die Geräte- und Anlagen-Qualifizierung abgeschlossen ist und alle
relevanten Instanzen die neue Betriebsstätte freigegeben haben, ist die
operative Phase der Inbetriebnahme beendet.

Ergebniskontrolle und Dokumentation
Der Projektleiter hat neben der Koordination und Ergebniskontrolle, für
eine lückenlose Dokumentation der Inbetriebnahme zu sorgen. Diese
umfasst schlussendlich den Projektplan, die Risikoanalyse einschließlich
der daraus abgeleiteten Vorbeugemaßnahmen und des Prüfplans mit
Akzeptanzkriterien, die Dokumentation des Gerätestatus vor Abbau,
Rohdaten und Ergebnisse aller Kalibrierungsläufe und Inbetriebnahme-
Tests, Schadensberichte, Freigaben sowie einen abschließenden Projekt-
bericht.

Leistungsbeschreibung:
Was im Fall einer Betriebsstättenverlagerung schon vor einer Ausschrei-
bung alles an Vorarbeit geleistet werden muss, vermittelt die Lektüre
der entsprechenden Vergaberichtlinien. Ziel ist es schließlich, dafür zu
sorgen, die zu vergebende Leistung eindeutig und erschöpfend zu be-
schreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne
verstehen müssen. Es liegt auf der Hand, dass es sich auszahlt, schon
im Vorfeld ein detailliertes Lastenheft zu erarbeiten.

Leistungsverzeichnis
Geht es im allgemeinen Teil der Leistungsbeschreibung um schwierige
konzeptionelle Fragen bezüglich des Ablaufs, der Zusammenarbeit und
erforderliche Sicherungsmaßnahmen, ist für das detaillierte Leistungs-
verzeichnis viel Fleißarbeit zu leisten. In Listen und Dokumenten ist
aufzuführen, was genau zu transportieren ist, welche Hilfsmittel dafür
notwendig sind. Diese Fragen müssen hier detailliert und mit konkreten
Zahlen beantwortet werden. Dafür muss das Umzugsgut quantitativ
erfasst werden: Gegenstände, Stückzahlen, Volumina und Gewichte.
Spezifiziert werden müssen aber noch viele weitere Einzelheiten wie:
Sind Schutzmaßnahmen erforderlich? Wer kümmert sich ums Wiederauf-
bauen und -anschließen etc.? Was soll wie verpackt werden? Stehe
neben Thermoboxen weitere Spezialbehältnisse zur Verfügung?

Ausschreibungsprozess:
Mit einem umfassenden Leistungsverzeichnis sind die Vorarbeiten
geleistet. Nun können die zu vergebenden Leistungen ausgeschrieben
werden. Zunächst gehören zu den Ausschreibungsunterlagen auch
genaue Instruktionen für die Ausschreibungsteilnehmer, welche Informa-
tionen sie einreichen sollen. Neben der Kostenkalkulation kann es
sinnvoll sein, Eignungsnachweise zu fordern. Gemäß den Vergabe-
richtlinien muss der Auftraggeber offenlegen, nach welchen Kriterien der
Zuschlag erteilt wird. Sind die Ausschreibungsunterlagen komplett, steht
die Bekanntmachung an. Damit verbunden ist die Herausforderung,
sicher zu stellen, dass kompetente Unternehmen auch tatsächlich
reagieren und Angebote abgeben. Bleibt noch die Aufgabe, den geeig-
netsten Logistikunternehmer auszuwählen. Dabei gilt es nicht nur
den veranschlagten Endpreis zu prüfen, sondern aus den möglicherweise
umfangreichen Einreichungen herauszulesen, ob die angebotenen
Leistungen tatsächlich den Erfordernissen entsprechen und die
Kompetenz des Dienstleisters belegen.

www.projektplaner.info