Aus guten Gründen Akten lagern und

Daten sichern

Neumaier Datenträger- und Aktenlagerungs-Service bietet Unternehmen,
Behörden, Kliniken, Praxen und Kanzleien eine sichere, sach- und
datenschutzgerechte Lagerung von Datenträgern und Akten – mit Hol-
und Bringservice.

Aufbewahrungspflicht von Akten
Unternehmen aller Branchen sind durch gesetzliche Auflagen verpflichtet
Unterlagen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Wie lange man
Akten aufbewahren muss ist in § 238 und §257 des Handelsgesetzbuches und
in § 147 der Abgabenordnung eindeutig geregelt. Aber auch das unternehmens-
eigene Verwaltungs-, Produktions- und Qualitätsmanagement verlangt
eine gut organisierte Verwaltung wichtiger geschäftlicher Unterlegen und
elektronisch erzeugte Datenträger: zum Beispiel zu Verhandlungen mit
Kunden, bei juristischen Auseinandersetzungen oder für die Entwicklung
neuer Produkte. Die Folge, Unternehmen benötigen Personal, geeignete
Räumlichkeiten und zweckmäßiges Mobiliar zur Lagerung von Datenträgern
und Akten. Indem Unternehmen Lagerung und Archivierung von Akten
Experten überlassen, Sparen sie  Raum-, Ausstattungs- und Personalkosten.

So lagern Akten richtig gut
Die DIN ISO 11799 bestimmt unter welchen Bedingungen Akten, Filme und
Datenträger gelagert werden müssen. So sollen die Raumtemperatur und die
relative Luftfeuchtigkeit des Lagers konstante Werte aufweisen und die
Einstrahlung von Tageslicht oder gar Sonnenstrahlen vermieden werden.
Um die Unterlagen vor Staub und UV-Strahlen zu schützen, werden diese am
besten in Archivkartons aufbewahrt. Abschließbare Aktenschränke garantie-
ren ein hohes Maß an Sicherheit, vor allem, vor unbefugtem Zugriff. Mit Hilfe
einer Archiv-Software werden alle eingebrachten Daten- und Aktenbestände
registriert, sortiert und archiviert. Auf Wunsch erinnert die Software auch
über das Ende von Aufbewahrungspflichten.

Die Digitalisierung von Unterlagen
Neumaier Datenträger- und Aktenlagerungs-Service bietet die Digitalisierung
von papierenen Unterlagen an. Das ermöglicht das Archivieren nach Such-
begriffen und den schnelleren Zugriff auf die gewünschten Daten. In Folge
werden somit die Archivierungskosten optimiert. Auch das Umformatieren
vorhandener Datenträger erledigt Neumaier Datenträger- und Aktenlage-
rungs-Service.

Aktenvernichtung entsprechend den Bestimmungen
Sobald die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten beendet ist, sollen diese,
meist, aus ökonomischen Gründen vernichtet werden. Dabei werden von dem
Dienstleister alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten – unter Wahrung der
Diskretion.